“Ah, sa oled virtuaalne assistent? Tore! Aga… mis sa täpselt teed?”
See on küsimus, mida ma kuulen peaaegu iga kord, kui räägin oma tööst. Ja ma ei pahanda – veel mõni aasta tagasi ei teadnud mina ise ka, mis see amet tähendab. Aga nüüd, kui olen ise seda tööd teinud ja kogenud, kui palju see ettevõtjat aidata saab, tahan jagada, miks virtuaalassistent võib olla just see puuduv tükk sinu ettevõtte pusles.
Kes on virtuaalassistent?
Kõige lihtsamalt öeldes: virtuaalassistent on nagu sekretär, assistent või juhiabi, aga enamasti või täielikult tööd kaugtööna. Ma töötan oma kodukontorist või kohvikust, sina oma kontoris või kodus. Kohtume Zoomi teel või suhtleme e-kirjade ja sõnumitega.
Töö saab tehtud ja sageli isegi paremini kui kontoris, sest mul on minu töökeskkond paika pandud just nii, nagu mulle sobib. See tähendab seda, et mulle on selged minu jaoks kõige efektiivsemad tööajad ja määratud fookusblokid, kus ma ei lase end kellegil segada.
Sobivuse all peangi silmas näiteks seda, et virtuaalassistent saab ise valida ja kliendiga kokku leppida, mis aegadel ta kättesaadav on. See tähendab, et sul on rohkem aega oma päeva planeerida. Ei ole otseselt vajadust töötada 8 – 17-ni. Võid teha hommikul tööd ja õhtutundidel. Päeval aga käid trennis ja tegeled millega iganes vajadus on. See ongi ehk virtuaalassistendi ameti võlu.
Virtuaalassistent ei ole töötaja, vaid ettevõtja, kes pakub teenust tunnitasu alusel või projektipõhiselt. See tähendab, et sina ei pea maksma tööjõumakse, puhkusetasusid ega korraldama töökoht kontoris. Sa maksad ainult tehtud töö eest.
Millega virtuaalassistent tegeleb?
Siin tuleb aus tunnistus: virtuaalassistendi töö võib olla nii lai või kitsas, kui soovid. Mõned assistendid on nagu Leatherman-i multitööriist – teevad pisut kõike. Teised on spetsialiseerunud täpselt ühele valdkonnale.
Mina, näiteks, pakun järgmisi teenuseid:
- E-posti ja kliendisuhtlus – vastan päringutele, haldan postkasti, loon meilboxidele signatuure ja seadistan automaatvastuseid
- Meiliturundus ja uudiskirjad – haldan Smaily platvormi, loon automatisatsioone, kirjapõhjasid ja maandumislehti
- Kodulehtede ja e-poodide loomine, haldus ja hooldus – sisestan tekste, teen hooldust ning haldan kodulehte. Teen ka väiksemaid tööampse, kus ei pea klient kogu suurt paketti võtma, ehk saab väikeste sammudega liikuda edasi. Näiteks teen kodulehel e-poe seadistusi, lisan kontaktvormi, seadistan regulaarsed varukoopiad, loon blogi, kuhu saab inimene ise hakata lisama postitusi jms
- SEO optimeerimine – aitan otsingumootoris nähtavaks saada. Kirjutan sellest teenuste lehel täpsemalt. Loe lisa
- Sotsiaalmeedia sisu loomine ja haldamine – planeerin, loon ja ajastan postitusi
- Visuaalid ja disain – kujundan Canva Pro abil postitusi erinevates formaatides ja ajastan need sotsiaalmeediasse. Minu käe alt on ilmunud mitmed plakatid, visiitkaardid, tooteetiketid, kinkekaardid. Need loon kliendile ka kohe trükikoja formaati
- Andmesisestus ja arved – sisestan andmeid, teen müügiarveid, koostan juhendeid
- Administreerimine – tellin kontoritarbeid, broneerin kohtumisi, koostan küsitlusi- ja tagasiside vorme, vormindan dokumente, teen uuringuid.
- Kindlasti veel midagi, mis kohe ei meenu lisamist. 🙂
Aga see on ainult minu nimekiri. Teised virtuaalassistendid võivad tegeleda näiteks:
- Kalendri haldamine ja kohtumiste korraldamine
- Projektijuhtimine ja meeskonna koordineerimine
- Blogiartiklite ja reklaamtekstide kirjutamine
- Ürituste korraldamine (ka reisid, konverentsid, isegi pulmad!)
- Raamatupidamine ja arvete haldamine
- Tõlkimine (inglise, soome, läti keeles)
- Turundus ja reklaam
- Värbamine
- UGC (user generated content) jne
Iga virtuaalassistent on erinev ja see ongi vägev! Sa leiad alati kellegi, kes on täpselt sinu ettevõtte vajadustele spetsialiseerunud.
Miks ettevõtja peaks kaaluma virtuaalassistenti?
Kui sa oled väikeettevõtja, kelle päev on täis administreerimist, e-kirjade vastamist, arvete sisestamist ja telefonikõnesid ja sul jääb päeva lõpuks üha vähem aega selleks, mis tegelikult su ettevõtet edasi viib (näiteks tootearendus, kliendid, müük) – siis on virtuaalassistent just sulle.
Mõtle järgi:
- Kas sa veedad tunde e-kirjade sorteerimisega?
- Kas sa lükkad uudiskirja saatmist edasi, sest “pole aega”?
- Kas su koduleht vajab uuendamist, aga sa ei tea, kust alustada?
- Kas su Instagram seisab tühjalt, sest sa ei jõua postitada?
- Kas su arved ootavad sisestamist juba nädal aega?
- Check-list on lõputu ja tihti asjad juba põlevad käes?
Need on täpselt need asjad, mida virtuaalassistent võib sinu käest ära võtta.
Kuidas virtuaalassistendiga töö käib?
Mult küsitakse sageli: “Aga kuidas see töö käib, kui me ei näe kunagi üksteist?”
Tegelikult on see üllatavalt lihtne:
1. Võtame ühendust
Kirjutad mulle või broneerid aja konsultatsiooniks. Kohtume Zoomis (või muu videoplatvormi teel), joome virtuaalselt kohvi ja räägime. Ma kuulan ja kaardistan vajadused ning seejärel teen ettepaneku, kuidas ja mis moel virtuaalassistent saab toeks olla.
2. Lepime kokku
Annan sulle koostöölepingu ja teenuste kirjelduse koos hindadega. Kui kõik sobib, võime kohe alustada. Mul on ka võimalus teha proovitööd, et veenduda, kas meie koostöö klapib.
3. Organiseerime tööprotsessi
Kui sul on juba kasutusel mõni koostöökeskkond (näiteks, Slack, Trello), saan sinna liituda. Kui mitte, siis loome ühise Google Drive kausta või kasutame e-posti. Suhtluskanali lepime kokku, olgu selleks WhatsApp, e-post või muu kanal, mis sulle sobib.
4. Töötan sinu heaks
Teen kokkulepitud ülesanded, saadan sulle värskendusi ja küsin, kui midagi on ebaselge. Töö lõppedes esitan arve tehtud tundide või kokkulepitud summa eest.
5. Koostöö on paindlik
Kas vajad mind iga nädal 5 tundi? Super. Kas vajad abi ainult üheks projektiks? Sobib ka. Virtuaalassistendi eelis ongi see, et sa saad tellida täpselt nii palju abi, kui vajad.
Miks mina valisin virtuaalassistendi ameti?
Olin kunagi läbipõlenud, väsinud ja tundsin, et kõike oli liiga palju. Nüüd olen iseenda pealik ja otsustan ise, millal töötan, kellega töötan ja mida teen. See ei tähenda, et mul poleks tööd – vastupidi, mul on töökohustusi rohkem kui kunagi varem. Aga mul on vabadus valida nii inimesi kui ka aega.
Ma töötan kodust, kohvikust või kust iganes, kuhu internet ulatub. Mul ei ole kontorisse sõitmist, mul pole kellegi teise graafikut. Ja kõige olulisem on see, et ma näen, kuidas minu töö tõesti mõjutab ettevõtjaid, kellega ma koos töötan.
Kes veel Eestis virtuaalassistente kasutab?
Virtuaalassistentide teenus on Eestis kasvutrendis. 2022. aastal oli virtuaalassistendi ametikoht isegi CV Keskuse andmetel üks populaarsemaid töökohti, kuhu kandideeris pea 800 inimest.
Täna kasutatakse virtuaalassistente juba laialdasemalt kuid see pole alati nii olnud. Minu isiklik arvamus on see, et virtuaalassistendi amet on Eestis alles pead tõstmas olgugi, et mujal maailmas oli see amet juba palju varem kasutusel.
Eesti virtuaalsed assistendid facebooki grupis on täna üle 10 000 liikme ning number tõuseb iga päev. Ei lähe mööda päevagi, kui näen jälle kuulutusi, kus otsitakse endale virtuaalassistenti, seega nõudlust on ja see räägib juba enda eest.
Assistendikool alustas Eestis virtuaalassistentide koolitamist 2021. aastal ja nüüd on meil suurepärane kogukond – Virtuaalassistentide VIP klubi, kus me jagame teadmisi, toetame üksteist ja aitame klientidel lahendada isegi kõige keerulisemaid väljakutseid.
See tähendab ka seda, et kui mul endal ei ole mingis valdkonnas piisavalt kogemust, leiame lahenduse koos kogukonnaga. Ükski küsimus ei jää vastuseta.
Loe Assistendikooli asutanud Liina Ostumaa lugu SIIT.
Loe Assistendikooli üle võtnud tegevjuhi Õnnela Seinametsa lugu SIIT.
Kas virtuaalassistent sobib sulle?
Kui sa oled mikro- või väikeettevõtja, kes tunneb, et:
- Sul pole aega tegeleda igapäevaste administreerimisülesannetega
- Su koduleht vajaks uuendamist või hooldust, aga sa ei jõua sellega tegeleda
- Tahaksid hakata saatma uudiskirju, aga ei tea, kust alustada
- Su e-posti postkast on täis vastamata kirju
- Vajaksid abi projektijuhtimisega või kohtumiste organiseerimisega
- Tahad keskenduda sellele, milles oled hea ja delegeerida ülejäänu
…siis on virtuaalassistent sulle.
Kuidas alustada?
Kirjuta mulle. Räägi mulle, mida sa vajad. Lepime kokku kohtumise ja vaatame, kuidas ma saan sind toetada. Kui mina ei ole see õige inimene, siis lahkelt võib vaadata virtuaalassistentide andmebaasi, igal potil on oma kaas.
Virtuaalassistent ei ole luksus – see on investeering oma aega ja ettevõtte kasvu. Kui sina keskendud sellele, milles oled parim, ja ma võtan üle ülejäänu, siis võidavad kõik.
Minu tegemistega virtuaalassistendina saad tutvuda SIIN!
Kui leidsid, et lugu oli kasulik, jaga seda ka sõbraga.👇